Gestion des Ventes

Processus des Ventes
Gestion de la Relation Client
Mise à jour du fichier clients

Le fichier clients permet d’inscrire les informations relatives à ce type de partenaires externes à l’entreprise. Il est important d’y trouver à la fois les coordonnées des clients mais également l’historique commercial (propositions, contrats, ventes, litiges,…) pour assurer un suivi méthodique et efficace des relations commerciales.

La désélection du filtre « CLIENTS » donne la totalité des partenaires de l’entreprise, incluant les clients et les fournisseurs.

Pour visualiser le détail d’une fiche client, il faut cliquer sur son nom lorsqu’on est en vue Kanban (Etiquette) ou cliquer sur la ligne lorsqu’on est en vue Liste.

Une fiche peut être créée ou modifiée. Son édition permet de mettre à jour les différents champs sinon la fiche est simplement consultable.

Création d’une fiche client / Affichage du formulaire

Il convient de cocher la case « Est une société » si le client est une société 1 sinon il s’agit d’un contact ;  saisir le nom ou la dénomination du client 2 (nom, code du tiers), la catégorie à laquelle il doit être associé, 3 son adresse ainsi que toutes ses coordonnées ; 4 et tous vos contacts chez ce client 5. Les autres onglets 6 donnent des informations complémentaires sur le partenaire. Attention, les champs de la fiche sont communs à tous les partenaires ainsi seuls les champs associés au client sont à renseigner.

Les civilités sont paramétrées en amont de la fiche dans Ventes ➔ Configuration ➔ Carnet d’adresses ➔ Civilités et Formes juridiques et Ventes ➔ Configuration ➔ Carnet d’adresses ➔ Civilités.

Le partenaire peut être associé à une catégorie. Ceci est utile en cas de tarifs associés à la catégorie du client ou une recherche rapide d’une catégorie de clients.

Les catégories sont paramétrées en amont de la fiche dans Ventes ➔ Configuration ➔ Carnet d’adresses ➔ Etiquettes du partenaire.

Adresse d’un contact client

Lors de la saisie d’un contact client, il est possible de lui affecter une adresse différente de celle de la société tout en précisant le type de l’adresse (livraison, facturation, entrepôt 1, entrepôt 2, etc.). Dans ce cas, il faut décocher la case « Utiliser l’adresse de la société » 1, sélectionner le type d’adresse 2 et saisir l’adresse en question. 3

Informations générales et conditions de vente personnalisées

Le Vendeur est l’utilisateur en charge du partenaire 1 .

La liste des prix de vente 2  permet le calcul du prix de vente à partir des conditions prédéfinies (remise, tarifs par quantité, etc…). 

Informations comptables du client, le COMPTE CLIENT

Il faut associer le compte de tiers 2 à la fiche du client. Ce compte enregistre les pièces comptables liées à la vente (facture, avoir et règlement). Il fait partie du grand livre de la société.

Il convient de sélectionner le compte dans la liste ou de le créer s’il n’existe pas.

Comment créer un compte de tiers ?

Renseigner le Nom du client puis numéro du compte comptable (411 suivi du code de tiers).

PARENT : chaque compte est rangé dans un dossier parent ou principal (411 Clients), il est la base de la structure comptable.

TYPE INTERNE : identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes « À vue » ; les autres peuvent être à recevoir (créditeur), payables, de liquidité, etc.

TYPE DE COMPTE : il correspond à son utilisation comptable (dettes, créance, stock, charge, etc.).

AUTORISER LE LETTRAGE : à cocher si le compte fait l’objet d’un rapprochement appelé aussi lettrage ou réconciliation.

La POSITION FISCALE 1 (France ou autres pays) et le N° TVA intracommunautaire peuvent être renseignés.

Les CONDITIONS DE PAIEMENT sont paramétrées en amont dans le module Comptabilité. Le choix du mode de règlement n’est pas obligatoire 3 .

La LIMITE DE DE CRÉDIT 4 donne le montant de la créance client, la limite du crédit accordé (montant de créance autorisé) et la date du dernier rapprochement de son compte comptable.

Les INFORMATIONS BANCAIRES 5 correspondant au RIB ou RIP du partenaire.

Suivi des relations clients – Historique

Le suivi des relations avec le partenaire est indispensable pour une meilleure traçabilité entre les utilisateurs aussi toutes les actions sont inscrites automatiquement ou non dans la fiche. Les Opportunités, les Ventes, les Rendez-Vous et les Appels téléphoniques, etc… sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès à la fiche évitant ainsi la redondance d’informations et assurant un suivi très rigoureux.

Autres fonctionnalités

Une fiche peut être dupliquée 1 c’est-à-dire qu’il est possible de la copier. Dans ce cas, une autre fiche avec le même nom est créée suivi de COPIE.

Un menu contextuel donne accès à différents liens 2, certains d’entre eux seront vus par la suite.

Dans la vue Liste, il convient de sélectionner le ou les clients dans la liste pour exécuter une action du menu contextuel (rapports, liens, etc.).

Étiquettes : imprime des étiquettes à coller sur les enveloppes.

Règlements en retard : génère la lettre de relance à adresser au client avec le montant de la créance. Chaque lettre est imprimée dans la langue du partenaire ou à défaut en Anglais. Il s’agit ici de la lettre standard sans niveau de relance (voir niveau de relance ci-après).

Gestion de la Prospection

Les "Pistes" permettent de gérer et de suivre tous les contacts initiaux avec un prospect ou un partenaire montrant un intérêt pour les produits ou services.

Une piste est généralement le premier pas dans le cycle de ventes. Une fois confirmée, une piste peut être convertie en opportunité, créant en même temps le partenaire concerné afin de faire un suivi détaillé de toutes les activités associées.

Création d’une piste de vente
Piste - Contact

La piste est identifiée par son objet 1 et la priorité 2 du traitement qui lui est donnée, une catégorie 6 configurée en amont lui est attribuée. Le créateur 7 de la fiche (l’utilisateur) est toujours identifié pour assurer un meilleur suivi.

Le contact, non encore enregistré dans la liste des partenaires 3, est identifié. Un lien peut être fait avec un autre partenaire (client/fournisseur) 4. La partie note 5 décrit des éléments importants de la situation commerciale.

Informations supplémentaires

La piste peut faire partie d’une campagne marketing (module marketing) et elle peut être classée par CANAL. Ceci permet d’éditer des états statistiques de prospection par la suite.

Les dates annexées assurent un suivi chronologique jusqu’à la fermeture de la piste.

La partie publipostage permet de savoir si le client souhaite recevoir ou non des offres par courriel. Cette coche va permettre de trier les clients à démarcher très rapidement.

Création de l’opportunité à partir de la piste de vente

Lors de la transformation de la piste de vente en opportunité de vente, le nouveau partenaire peut être créé automatiquement dans le fichier clients.

Si la piste est associée à un client existant, le partenaire n’est pas créé.

Ici, la piste est convertie en opportunité de vente mais elle aurait pu être fusionnée avec une autre opportunité de vente pour un même client.

A ce stade, l’opportunité de vente est créée, elle apparait dans la liste des opportunités.

Les opportunités de vente permettent de gérer et suivre le cycle de ventes en créant des documents de ventes associés à un client (ou un prospect) spécifique pour faire le suivi d’une vente potentielle.

Depuis le formulaire de l’opportunité, des rendez-vous peuvent être planifiés et les appels téléphoniques suivis. L’opportunité « gagnée » est ensuite convertie en devis.

Affichage de la liste des opportunités de vente

L’opportunité est toujours identifiée par un objet, une date et un partenaire. La date de la prochaine action peut être renseignée. Les étapes du suivi, le revenu estimé et la probabilité de réalisation sont obligatoirement saisis. L’utilisateur qui a saisi l’opportunité est identifié afin d’en faciliter le suivi.

Configuration des opportunités

La configuration de la relation client est primordiale pour en faciliter le suivi, et faire des classements.

Ces opérations de configuration se font avec les droits « administrateur ».

Les Etapes

Les étapes permettent de mieux suivre la réalisation des pistes ou les opportunités de vente ; et de mieux se positionner dans le cycle de vente. Elles sont définies par défaut lors de l’installation de la base de données mais il est toujours possible d’en ajouter ou d’en supprimer.

Les Catégories : Etiquettes de Vente

Les catégories ventilent les différents types de ventes potentielles pour mieux classer les pistes et opportunités de ventes.

Traitement des Commandes Clients

Le menu « Devis » gère les devis clients.

Le menu « Bons de commande » gère les bons de commandes clients.

Par défaut, un devis est créé. Lorsqu'il est confirmé, il est converti en bon de commande. Les bons de commande déclenchent une planification d’activités, des bons de livraison, des ordres de production ou de préparation, des achats, etc. selon le process-métier. Il est possible de gérer plusieurs types de produits.

La VUE CALENDRIER donne une vision de la planification des tâches dans le temps et la VUE GRAPHIQUE représente la ventilation des commandes par client en indiquant le montant total.

Création de la commande client
L’entête et le corps de la commande

La saisie des premières lettres du nom active la recherche automatique du client. Si le client n’existe pas dans la liste, il est possible de le créer.

Après l’enregistrement de la commande, la référence de la commande s’incrémente automatiquement.

Ajouter une ligne de commande

Stock insuffisant : ce message apparait lorsque le stock est insuffisant. Dans ce cas, le responsable des achats doit être informé du réapprovisionnement à réaliser.

Autres informations associées à la commande

Les autres informations donnent des éléments supplémentaires à la commande

LOGISTIQUE 1 : la politique d’expédition et de facturation est définie par l’entreprise mais il est toujours possible de modifier ponctuellement ces paramètres. Par défaut, la livraison de chaque article dés disponibilité est autorisée et la facture est créée depuis le formulaire de vente en fonction des quantités commandées « A la demande ».

RÉFÉRENCES 2 : l’utilisateur qui a établi le BC est identifié et, éventuellement, l’équipe commerciale ; la catégorie (Tags) et la référence du document d’origine sont indiquées.

CONDITIONS 3 : si elles n’ont pas été définies dans la fiche du partenaire, il est possible de les renseigner dans le BC. Il est toujours possible de modifier les conditions jusqu’à la facturation finale.

La gestion de la TVA sur les livraisons intracommunautaires et à l’exportation se fait à ce niveau.

Finalisation de la commande

La dernière étape de traitement est la confirmation de la commande. Une commande confirmée passe de l’état de DEVIS à l’état de COMMANDE ce qui va déclencher L’ORDRE DE PRÉPARATION des colis envoyés à l’entrepôt OUT/000.

Le gestionnaire des ventes demande au responsable administratif, la création de la facture client. Dans ce cas, cette dernière apparaît en facture BROUILLON dans le module COMPTABILITÉ.

La confirmation de commande va générer des informations sur les articles de la commande.

Un accusé réception de commande peut être envoyé au client par courriel sous format PDF ou par courrier papier.

Il est possible d’associer à cette commande le document de référence envoyé par le client.

La vue graphique affiche le montant des commandes par le client. Il est possible de trier les commandes par vendeur, client, date, etc.

Visualiser les BC à facturer

Ce menu permet de voir la liste des bons de commande à facturer.

L’utilisation de cette liste n’est pas utile si la facturation est totale ou si la facturation se fait à partir des bons de livraison dans le module entrepôt.

Affichage des bons de commande à facturer

L’affichage des lignes est chronologique, du BC le plus ancien au plus récent, ce qui permet de traiter les priorités.

Facturation partielle

La commande SO010 doit être facturée partiellement, le client souhaite une facture par type de produit.

La facture apparaît à l’état BROUILLON dans le module Comptabilité

Acompte à la commande

Les acomptes à la commande font l’objet d’un traitement à part. Ainsi lorsque le bon de commande est confirmé, il est possible de générer une facture d'acompte en utilisant le bouton « Créer Facture »

La règlementation fiscale impose la délivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, même lorsqu'ils ne donnent pas lieu à exigibilité de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit être datée et numérotée. La numérotation s'inscrit dans la même série chronologique que les autres factures, il n'y a pas de numérotation spécifique pour les acomptes. La facture définitive tient compte des différentes factures d'acomptes.

Paramétrage de l’acompte s’il n’existe pas

Il convient de créer un produit appelé "ACOMPTE" auquel il faut rattacher les comptes correspondants.

Enregistrement de l’acompte

L’acompte, versé par le client, est enregistré après la confirmation de la commande. Il suffit d’utiliser le bouton « Créer Facture »

Il est possible de facturer un acompte en pourcentage :

Ou en prix fixe :

La facture d’acompte générée est en attente de validation dans le module comptable.

« Afficher la facture » dans le Bon de commande permet d’ouvrir le formulaire de la facture pour la visualiser.

Validation de la facture d’acompte et encaissement

La facture d’acompte apparait en brouillon dans la liste des factures clients du module COMPTABILITÉ.

La validation de la facture d’acompte permet d’enregistrer son règlement. La condition de règlement doit être obligatoirement renseignée.

L’encaissement du client peut être enregistré.

Aperçu de l’acompte dans la facture finale

L’acompte vient bien en déduction du montant total de la facture finale. Ainsi, la ligne ACOMPTE s’affiche dans la facture.

Traitement des commandes annulées ou modifiées

L’annulation de commande se déroule en 2 temps : la suppression du BL client en préparation puis l’annulation de commande.

Suppression du bon de livraison

Il convient de supprimer l’ordre de préparation de la livraison client. L’ordre disparait de la liste des BL à établir

Annulation de la commande
La commande annulée peut être supprimée. Il est possible de créer une nouvelle copie via le bouton « Nouvelle copie de devis ».
Nouvelle copie de devis
Gestion des ruptures de stocks

Le traitement des ruptures de stock lors de l’enregistrement d’une commande client peut être traité automatiquement.

Lors de l’enregistrement des commandes clients, certains articles sont signalés en rupture de stock. Le gestionnaire administratif des ventes GAV peut alors faire une demande automatique de réapprovisionnement auprès du GAA (gestionnaire administratif des achats).

GAV - Demande de réapprovisionnement

1 Ouvrir la fiche de l’article en rupture de stock

2 DEMANDE D’APPROVISIONNEMENT lance le réapprovisionnement auprès du GAA.

3 Indiquer la quantité du produit et l’entrepôt de stockage.

4 Valider la demande

Une fois la demande enregistrée, elle est en attente d’approvisionnement.

Il est alors impossible de la modifier.

GAA - Visualisation des demandes en attente

Le GAV n’a pas les droits pour lancer le réapprovisionnement

GAA - Lancement du réapprovisionnement

5 Cliquer sur LANCER pour générer la commande fournisseur

Le statut des articles passe de l’état de CONFIRMÉ à EN COURS D’EXÉCUTION

GAA – Traitement des Commandes Fournisseurs

Lorsque plusieurs commandes sont passées chez un même fournisseur, il convient de fusionner l’ordre d’achat pour n’en faire qu’une.

6 Sélectionner les commandes à fusionner

7 Cliquer sur Fusionner les ordres d’achats dans le menu contextuel

8 Convertir le devis en bon de commande fournisseur

Traitement des Livraisons Clients
Tableau de bord de l’ENTREPOT

Le tableau de bord de l’entrepôt permet de visualiser les besoins (articles à réapprovisionner, les produits entrants et les produits sortants).

Préparation de la livraison

Le magasinier peut consulter la liste de tous les bons de livraison à préparer, en fonction des différents bons de commande confirmés par le gestionnaire des ventes. Il peut aussi établir directement un bon de livraison en cas de retrait immédiat de la marchandise.

Affichage de la liste des bons de livraisons

L’affichage se fait par priorité de traitement ce qui permet un meilleur suivi. Ainsi, les ordres de sortie les plus anciens sont les premiers de la liste.

Référence : WH/OUT/XXXXX représente les bons de livraison et WH/INV/XXXXX représente les bons de retour

Origine : numéro de commande à l’origine du BL.

État et code couleur (bleu, noir, rouge) : Brouillon lorsque la demande de colisage n’a pas été traitée ; Prêt le colisage n’a pas été traité ni la facture ; Prêt la commande a été facturée mais le BL n’a pas été traité ; Confirmé le colisage a été traité mais les articles ne sont pas disponibles et la facture n’a pas été faite ; Confirmé le colisage n’est pas fait et les articles sont indisponibles ; Terminé le colisage a été traité avec ou sans facture.

Il faut sélectionner le filtre PRET pour afficher les BL en attente de préparation dont le stock est disponible ; CONFIRMÉ pour afficher le BL dont le BC est confirmé mais le stock est insuffisant

Traitement d’un BL avec colisage

Le colisage est la préparation physique des colis des produits prélevés sur les stocks. Ce prélèvement sur stock rationalisé est appelé « picking ». De plus, le colisage permet de contrôler la cohérence entre la commande du client et les articles mis dans le colis, d’imprimer les étiquettes colis, le BL, etc.

Par exemple, le bon de livraison WH/OUT/00016 qui n’a pas encore été traité apparait en rouge dans la liste des livraisons prêt à transférer.

Dans un 1er temps, le magasinier va préparer les colis des articles disponibles. Ainsi, il peut AJOUTER UNE QUANTITÉ dans le colis. Tant que le colisage n’est pas traité, le nombre de colis reste à 0.

Le magasinier ne peut mettre plus de 10 articles dans un colis, le reste est mis dans un NOUVEAU COLIS ce qui permet d’éclater la quantité.

Les articles ont été répartis dans 2 colis différents puis numérotés 10 et 11 (étiquettes à coller sur les colis)

Remarques : il est possible d’ajouter des articles supplémentaires en créant un nouveau mouvement de stock

Traitement d’un BL livrable en totalité

Une fois le colisage effectué, il faut traiter le bon de livraison pour confirmer la livraison et sortir les articles de stock. Ce traitement peut se faire globalement pour l’ensemble des articles de la commande ou individuellement. Quelle que soit la procédure choisie, la livraison partielle peut être traitée.

Le colisage et le bon de livraison sont prêts, le traitement est terminé 1 . Le transporteur est renseigné 2 si ce n’est pas déjà fait dans la commande, et le nombre de colis doit être indiqué par le préparateur (2 colis n°10 et 11) 3. L’indication de la date de livraison permet d’assurer un meilleur suivi des livraisons à préparer 4.

Le bon de livraison est imprimable à partir du formulaire BL ou du menu contextuel de droite en ayant sélectionné le BL.

Traitement d’une livraison partielle

Le DVD-WR vierge du BL WH/OUT/00006 ne peut être livré qu’à hauteur de 2 Douzaines, il convient d’enregistrer la livraison partielle

Le mouvement de stock de l’article doit être mis à jour. Il faut indiquer les quantités réellement livrables et enregistrer cette mise à jour. Une fois les produits traités, la livraison est confirmée.

Le bon de livraison fait apparaitre une sortie de 2 Douzaines de DVD-RW vierge. Un nouveau BL est créé qui indique qu’il reste 1 Douzaine en attente de livraison.

Indisponibilité / Attente de disponibilité : il est possible d’agir sur la disponibilité des produits en forçant la disponibilité OU en annulant le transfert.

Imprimer le bon de livraison

Le document est au format PDF (done = livré / confirmed = en attente)

Traitement par lot

Il est possible d’effectuer un traitement non pas par liste de colisage mais par groupe. Il suffit de cocher dans la liste des bons de livraison ceux à imprimer puis de lancer l’impression.

Forcer la disponibilité des articles

Les articles ne sont pas disponibles en stock mais il est possible d’en forcer la disponibilité afin de créer le BL. Le document apparaît en noir dans la liste des BL qu’il soit facturé ou non.

Avant de forcer la disponibilité des articles, il convient de vérifier s’ils ont été réceptionnés

Forcer la disponibilité des articles

Sélectionner le bon de transfert et l’éditer

Contrôler l’état de disponibilité de l’article. S’il est INDISPONIBLE, il est possible de forcer la disponibilité pour permettre la création du BL (bon de transfert) et de la facture. Mais, il ne faut pas oublier que le réapprovisionnement doit être effectué par le responsable des achats (module ACHAT)

Si la disponibilité est forcée, l’article devient DISPONIBLE, la livraison peut être faite

Le colisage est terminé, le BL est prêt mais la facturation n’est pas encore faite.

Les articles ne sont pas disponibles en stock mais la facturation peut être faite en attendant la préparation des colis. Dans ce cas, le document dont les articles ne sont pas encore colisés apparaît en rouge dans la liste des BL.

Ne pas forcer la disponibilité des articles

La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit être validée pour générer les écritures comptables. La facture est à l’état de brouillon

Demande de création de facture

Le colisage terminé, l’entrepôt peut faire la demande de création de facture auprès du responsable administratif si le processus l’a défini de la sorte sinon la demande de facture s’effectue à partir du BC.

La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit être validée pour générer les écritures comptables.

Elle est à l’état de brouillon (voir tableau de bord Comptable)

Visualiser et imprimer le bon de livraison appelé « liste de colisage »

Le document est au format PDF

Traitement par lot

Il est possible d’effectuer un traitement non pas par liste de colisage mais par groupe. Il suffit de cocher dans la liste des bons de livraison ceux à imprimer puis de lancer l’impression.

Traitement des Factures Clients

La gestion et le suivi des factures clients se fait dans le module COMPTABLITÉ

Les factures sont proposées de manière automatisées sur la base des documents tels que les bons de commande ou bons de livraison. Il faut donc éviter les factures saisies manuellement sous peine de devoir mettre à jour les stocks.

Traitement des factures
Affichage de la liste des factures

Le système génère des brouillons de factures à partir des bons de commande ou des expéditions.

Tant que ces factures ne sont pas confirmées, elles peuvent être modifiées (ajout de réductions commerciales, condition de règlement, frais de port, etc.) et elles ne sont pas comptabilisées c’est-à-dire qu’aucune écriture comptable n’est passée. De plus, aucun numéro n’est affecté à la facture et l’échéance n’apparait pas.

Facture bleu Brouillon : le responsable des ventes ou l’entrepôt a fait la demande de création de facture suite au traitement de la commande

Facture noire Ouverte : la facture a été approuvée par le responsable administratif, elle est en attente de règlement. Le numéro est incrémenté, la date est appliquée et les écritures comptables sont générées.

Une facture peut être validée à partir de la liste en passant par le menu textuel.

Approuver une facture « brouillon » à partir de la fiche

Une facture doit être validée pour passer à l’état OUVERTE

Facture OUVERTE validée. La facture possède maintenant un numéro unique. Par défaut, il est formé SAJ/ANNÉE/NUMÉRO À 5 CHIFFRES comme SAJ/20NN/00023. Elle ne peut plus être modifiée, et elle est basculée en comptabilité c’est-à-dire que les écritures sont automatiquement générées.

La facture est désormais en attente de règlement.

Facture Pro Forma – Ne correspond pas au système comptable français. La facture n’a pas encore de numéro de facturation mais les écritures comptables correspondantes sont créées et le suivi de la créance est assuré.

La date d’échéance est calculée automatiquement au moment de la création des écritures comptables c’est-à-dire lors de la validation du document. Pour assurer un meilleur suivi, le nom de l’utilisateur à l’origine du document est renseigné ainsi que le numéro du document à l’origine de la facture.

Il est possible de visualiser les écritures comptables de la facture en cliquant sur le numéro de la pièce comptable

Une fois validée, il est possible d’imprimer le document

Visualisation et impression de la facture

Traitement par lot

Il est possible d’effectuer un traitement non pas facture par facture mais par groupe de factures. Il suffit de cocher dans la liste des factures celles à imprimer puis de lancer l’impression.

Traitement des avoirs pour erreur de facturation

Un avoir est un document qui rectifie complètement ou partiellement une facture OUVERTE. Il est possible de générer un avoir et le rapprocher directement d'une facture depuis le formulaire de la facture.

Lorsqu’une facture est OUVERTE, il est impossible de la modifier autrement que par le principe de l’avoir. Le logiciel gère 3 types de rectifications de facture validée.

Le client Agrolait nous signale une erreur de facturation. Nous avons facturé 1 [LAP-E5] Portable E5023 en trop. Il convient d’établir l’avoir correspondant à partir de la facture initiale pour éviter tout oubli dans les conditions de vente.

Avoir créé à partir d’une facture OUVERTE

Client >factures clients> il faut sélectionner dans la liste des factures celle qui doit faire l’objet d’un avoir (ex : retour de marchandises, erreur de facturations, etc.).

Il convient ensuite d’éditer la facture à transférer en avoir

Choix du type de remboursement

Il est important de rappeler qu’une facture OUVERTE ne peut plus être modifiée, elle devient définitive et l’écriture comptable est créée. Le seul moyen pour rectifier une erreur de facturation, c’est d’établir un avoir. Le logiciel propose différentes rectifications :

· AVOIR <remboursement de facture> : la facture est transformée en avoir à modifier en fonction des rectifications à apporter à la facture initiale.

· ANNULER LA FACTURE <facture annulée> : la facture est annulée dans sa globalité et les écritures liées sont supprimées. Il est possible par la suite de la remettre en brouillon pour pouvoir la modifier.

Pour pouvoir annuler une facture ouverte, il faut avoir au préalable installé le module Annuler les écritures et mis à jour le journal concerné en cochant la case Autoriser l'annulation d'écriture

Clients > Avoir clients > il faut sélectionner dans la liste l’avoir.

L’avoir créé contient toutes les lignes de la facture de référence 1 . Il convient d’inscrire le nombre d’articles retournés en modifiant la ligne [LAP-E5] Portable E5023 et de supprimer les lignes des articles conservés [PD-SP4] Clé USB, SP-4 et [HEAD-USB] Écouteurs USB.

Une fois VALIDÉ, l’avoir devient définitif, il ne peut plus être modifié. Le numéro de la facture d’avoir est incrémentée, une date d’échéance est indiquée et l’écriture comptable est créée et validée.

Avoir supplémentaire

Certains types d’avoir ne peuvent pas être créés à partir de la facture initiale (ex : réductions accordées hors factures, etc..), il convient de les créer directement Clients>Avoirs clients>créer l’avoir

Visualisation et impression de la facture

Traitement des avoirs pour retour de marchandises
Création d’un avoir pour retour de marchandises

Un avoir pour marchandises retournées et non remplacées fait l’objet d’un traitement particulier en 3 étapes :

·         BL CLIENTS retourner les marchandises livrées

·         RÉCEPTIONS confirmer l’entrée en stock des marchandises retournées

·         COMPTABILITÉ>AVOIRS CLIENTS valider la facture d’avoir

Le client Agrolait nous retourne 1 [A1232] iPad Mini défectueux. Il nous demande l’avoir correspondant.

Enregistrement du retour à partir du bon de livraison

Entrepôt ➔ Toutes les Opérations

Il convient de rechercher dans la liste livraisons terminées, celle du client Agrolait puis d’ouvrir son BL.

Il faut cliquer sur ANNULER LE TRANSFERT pour réaliser le retour en stock.

Contrôle de l’état du niveau de stock avant le retour

Entrepôt➔Produits➔Produits

Remises et rabais

Dans le cas d’une réduction oubliée ou accordée après la facture, il convient de créer directement l’avoir. La réduction doit être créée comme un produit pour pouvoir figurer dans l’avoir.